Reunião ou briga de egos? - Vivaz

13 ago

Reunião ou briga de egos?

Vivaz Soluções

Autor: Marília Fiúza

Por que será que 70% das reuniões chegam a lugar nenhum? E por que será que 69% de 2 mil executivos brasileiros entrevistados afirmam que odeiam reuniões? Baseada na pesquisa que realizei com meus clientes, aponto as dez razões mais citadas:
Os objetivos das reuniões não são claramente definidos – a maioria das reuniões é iniciada com discussão de detalhes e questões pontuais sem a comunicação ou construção da visão e do propósito do encontro.

1.A pauta é mais longa do que o tempo comporta – muitas reuniões não apresentam uma pauta pré-definida e quando a pauta existe, raramente é abordada do começo ao fim.

2..Há uma cultura na maior parte das empresas brasileiras de não começar nem terminar as reuniões nos horários acordados – os atrasados dão evidências de falta de compromisso e de pouca valorização à reunião e os pontuais já iniciam a reunião com nível de engajamento prejudicado pela falta de compromisso dos demais.

3.Há falta de objetividade do condutor e dos participantes – frequentemente há um cruzamento de informações, levando a discussão para um novo assunto antes mesmo de concluir o anterior.

4.Há pouca resolutividade das ações a serem realizadas pós-reunião – muitas reuniões apresentam um bom nível de discussão, mas são prejudicadas no fechamento por falta de pulso firme do condutor para deixar claro quais próximas ações deverão ser feitas, por quem e até quando.

5.Há muita distração com uso de celulares e notebooks – pessoas fazem de conta que estão presentes. Como diz um cliente, “estão lá, mas estão faltando”. A distração prejudica não somente quem está distraído como também todos que estão perto. Uma postura de indiferença ou descaso gera incômodo no entorno e, consequentemente, prejudica o nível de concentração de todo o grupo.

6.Há pouco espaço para escuta dos participantes – reuniões tornam-se cansativas quando só o líder fala. O que mais gera engajamento entre as pessoas em uma reunião é a oportunidade de contribuir. Quando não há espaço para contribuição, também não há espaço para compromisso e criação.

7.Há desconhecimento de estruturas e técnicas de reuniões – a maior parte dos líderes desconhece as inúmeras técnicas e estruturas que permitem que todos fiquem na mesma página. Há premissas básicas que são desrespeitadas fazendo com que as pessoas não consigam acompanhar a discussão.

8.Falsa harmonia – muitas pessoas silenciam durante as reuniões por diversas razões: evitar conflitos, para não se expôr, não se comprometer ou por não acreditarem. Aparentemente concordam com tudo que está sendo discutido, mas por dentro há uma total negação das ideias apresentadas. Quando isso acontece, a falsa harmonia está instalada e a reunião perde o seu sentido.

9.Briga de egos – por fim a mais forte. Na minha experiência como Executive Coach, muitas reuniões não chegam a lugar algum porque as pessoas estão mais focadas em defender a si mesmas do que em aprender e crescer. O mindset prioritário usado nas reuniões é o de proteção e não o de solução. Mais importante do que sair com ações definidas, é sair com as próprias imagens protegidas. Isso transforma as reuniões em verdadeiros campos de batalha entre egos inflados e inflamados que só levam a um total desvio das melhores soluções para a empresa. Maior do que o foco no resultado é a preocupação em justificar-se ou defender o seu ponto de vista.

Diante dessas 10 interferências, é simples saber o que fazer para sua reunião apresentar outro nível de resultado: comece a reunião pela apresentação ou construção da visão para, em seguida, iniciar a discussão dos assuntos prioritários. Estime o tempo necessário para a discussão dos assuntos com previsão mais realista e com cálculo de tempo para discordâncias e contribuições dos participantes.

Seja pontual no início e no término. Seja objetivo e fiel à sequência da pauta. Defina com clareza as ações pós-reunião, os responsáveis e os prazos. Faça um acordo de convivência antes da reunião iniciar para que celulares sejam afastados. Dê espaço para as pessoas falarem e contribuírem. Aprenda e utilize as diversas técnicas e estruturas de reuniões eficazes. Provoque a participação de todos para evitar a falsa harmonia.

E, sobretudo, não dê espaço para a briga de egos. Atraia a atenção de todos para o objetivo maior e não para o interesse de cada um, pois quando elevamos os horizontes, encontramos razões para nos unirmos em prol de um objetivo comum.

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