Tempo: 6 mitos sobre gerenciamento e soluções - Vivaz

11 abr

Tempo: 6 mitos sobre gerenciamento e soluções

Vivaz Soluções

Autor:Ricardo Rekowsky

Primeiramente, não é possível gerenciar o tempo!

Oi, não entendi!?! Este artigo não era para ser sobre gerenciamento de tempo?

Entendendo como entendemos o tempo
Nós acreditamos muito mesmo que podemos fazer qualquer coisa dentro do tempo que existe em um dia. Se queremos pensar em tempo, podemos dizer que temos, TODOS, sem exceção, as mesmas 24 horas, 1.440 minutos e 86.400 segundos.

Se o tempo é igual para todos, como vamos gerencia-lo? Não existe uma forma de fazer o tempo parar, ele não é gerenciável. O que você consegue fazer é gerenciar as suas atividades dentro de um determinado tempo disponível. Apenas isso, nada mais, nada menos!

Quebrando mitos sobre gerenciamento de tempo
Quando começamos a perceber que o tempo é imexível e que conseguimos gerenciar apenas nossas atividades, ainda precisamos melhorar o nosso pensamento sobre nossas crenças. Vamos ver algumas delas?

Tenho coisas demais para fazer e pouco tempo disponível
Sempre que pensamos desta forma, estamos mostrando que não somos capazes de distribuir nossas atividades em intervalos inteligentes e executar o que precisamos de maneira coerente e assertiva.

De uma forma geral, nós brasileiros, possuímos uma tendência de superestimar o que conseguimos fazer em uma semana, mas somos campões em subestimar o que conseguimos realizar em um ano.

Eu tenho uma enorme lista de prioridades e não tenho tempo
Quem tudo quer, nada terá. Ponto! Se tudo o que você precisa fazer é prioritário, como você saberá o que é importante de verdade? Quanto maior for a sua lista, maior será sua tendência de pular de tarefa em tarefa, sem nunca acabar uma tarefa por completo.

Reveja suas prioridades e tente manter no máximo três como prioridades. O resto é secundário. Resolva o que você precisa e depois “promova” novas atividades.

Acredito ser o super-homem
Por mais produtivo que você possa ser, você nunca dará conta de fazer tudo sozinho dentro de uma empresa ou em casa. Por isso que existem pessoas com você na sua vida. Para compartilhar! Para aprender! Para dividir! Para trocar experiências!

Centralizar tudo não vai ajudar você a se desenvolver, mas irá fazer com que você se sinta sobrecarregado e não consiga finalizar suas atividades adequadamente. Aprenda a delegar!

Nunca estou sobrecarregado
Você sabia que uma das primeiras coisas que alguém que está sobrecarregado diz é justamente que ele não está sobrecarregado?

Observe de todas as atividades que você realiza, quantas estão incompletas, foram abandonadas, foram adiadas ou sofrerem cortes/ajustes?

Minhas listas de atividades são uma loucura
Eu observo que nunca termino nada no prazo porque o que eu preciso fazer não está claro para mim porque eu não fui orientado corretamente. Colocação interessante, não é mesmo?

Mas será que as atividades estão organizadas, será que você tirou o tempo para entende-las antes de entrar em ação.

Muitas vezes conseguimos terminar mais coisas quando paramos para pensar primeiro qual será nossa abordagem, isto é, nossa forma de trabalhar melhor o “roteiro” do que sair desenfreadamente correndo para qualquer direção.

Eu me entendo na minha bagunça
Quantas vezes você já ficou procurando pelos famosos papeizinhos na sua mesa com os lembretes do que deveria ser feito?

Pessoas com ambientes de trabalhos organizados, produzem de 15% – 20% a mais do que pessoas que vivem no meio de pilhas de papeis.

Se você não acredita, experimente organizar a sua “confusão organizada” em agrupamentos. Elimine coisas velhas… Siga em frente! Para frente eu vou!

Como funcionam os sistemas de gerenciamento de tempo
Os sistemas de gerenciamento de tempo dependem da nossa organização para funcionarem.

Acredite ou não, quem controla as atividades dentro de um tempo é você. Se você tem, atualmente, múltiplas listas, você irá precisar sub listas para se organizar e deixar todas as tarefas bem organizadas com coisas que você quer fazer no futuro

Como posso gerir melhor minhas atividades para ter mais tempo
Comece organizando tudo o que você faz por contexto: onde será feito e como?

Desta forma você começará a entender que determinadas atividades possuem mecanismos parecidos de resolução, e se você as executa em sequência, perceberá um salto enorme no que deseja obter de resultados e de produtividade.

Aprenda a desmembrar
Projetos complicados são compostos por várias tarefas pontuais. Se você precisa de forma emergencial, reduzir o volume de tarefas, classifique suas atividades em micro tarefas, tarefas rotineiras e tarefas pontuais (eventuais). Após classificar siga a seguinte sugestão:

1. Pense primeiro no que leva menos de 2 minutos para fazer e resolva.
2. Analise as outras ações e veja se você pode delegar ou se deve faze-las sozinho, se pode ser delega-las e converse com as pessoas que podem assumir estas atividades e verifique como será cobrado o resultado no final desta etapa com datas pré-definidas.
3. Agende atividades com datas e horários, sempre!
4. Verifique se você tem como resolver ou se precisa de autorização de outras pessoas ou se tem alguma dependência.

Para gerenciar atividades precisamos entender quem somos
Mesmo que possa parecer algo estranho para você, mas as pessoas não gerenciam suas atividades de formas iguais ou conseguem seguir uma receita de bolo pronta para assumirem novos comportamentos em busca de gerarem mais resultados e maior produtividade.

Para saber como novos comportamentos podem te ajudar ou atrapalhar vamos observar que existem, de forma geral, 3 tipos de pessoas:

As metódicas: tudo tem que estar definido de forma lógica e estruturada. Estas pessoas precisam pensar através de outras perspectivas como melhorar o seu nível físico, relacionamento, mental, espiritual, etc.
A maioria das pessoas: pensam no que deve ser feito, tudo precisa ser constantemente revisado
As pessoas que acham que truques de gestão irão mudar a sua vida: ficam empolgadas no início e depois não fazem mais nada (eu vi a luz)!

Nós temos que gerenciar a nossa energia
A qualidade e quantidade de energia são diferentes para cada pessoa. Isso nada mais é do que saber do que você precisa para poder ter mais “combustível” para o seu dia.

O que te motiva, o que te deixa mais leve e como fazer isso de forma sustentável e duradoura?

Para início de conversa é importante você assumir a responsabilidade pela forma com a qual se comporta.

Quem presta atenção nas próprias ações é quem pode tomar melhores decisões, tem mais energia, tem mais resultado, tem mais produtividade.

As demais pessoas culpam os outros e tiram a responsabilidade de si. Será mesmo? Observe pessoas que entram resultados de forma consistente. Observe a si mesmo! Quem faz o que e de que forma?

O domínio do tempo
Precisamos gerenciar a nós mesmos, as nossas escolhas… só depois podemos gerenciar métodos e energia. Para gerenciar subordinados precisamos primeiro aprender a gerenciar a si próprios.

Peter Drucker diz que:

Para ser eficaz, não é necessário um dom natural, mas sim um treinamento!

Assim busque entender as seguintes perguntas:

1. Por que você quer aumentar a sua produtividade?
2. Quais são seus objetivos?
3. Quais são suas principais dificuldades?

A partir do momento que você buscar entender onde você precisa começar a mexer, mais e melhores resultados obterá. Uma coisa já é certa:

A mudança começa com você e você escolhe o seu resultado!

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